자동화, 뭐부터 하죠? 첫 업무를 고르는 7가지 질문과 점수표

가장 바쁜 업무부터 맡기면 왜 어긋날까요?

주문 정리부터 할지 견적서부터 할지 정하지 못하셨나요? 잘못 골라서 돈만 쓰게 될까 걱정이 앞서기도 합니다.

바쁜 일일수록 담당자 판단이 많이 들어가고 평소와 다르게 처리할 일도 생기기 쉽습니다.

그래서 첫 업무는 바쁜 순서가 아니라 자주 반복되고, 틀려도 되돌릴 수 있고, 나아졌는지 잴 수 있는지로 고릅니다.

회사 전체가 아직 이른지 궁금하다면 '업무 자동화, 아직 하지 마세요' 글의 6가지 신호가 먼저입니다.

자동화하고 싶은 업무 3개를 적고, 질문마다 0·1·2점을 매겨 합계(14점 만점)를 비교합니다. 1점은 두 모습의 중간이거나 잘 모를 때 주고, 잘 모르면 '확인할 것'을 적어 둡니다.

7가지 질문별로 0~2점 매기는 법

1. 얼마나 자주 반복되나요?

매일 아침 카톡·메일로 들어온 주문을 엑셀에 옮기는 일이라면 2점입니다. 월말 정산처럼 한 달에 몇 번, 몰리는 시기가 있는 일은 1점입니다.

자주 반복될수록 만든 뒤 쓰는 횟수가 많고, 잘 되는지도 빨리 알 수 있습니다. 가끔 하는 일은 처리 순서만 적어 두고, 다른 업무를 먼저 고르면 됩니다.

2. 한 사람, 한 흐름 안에서 끝나나요?

견적서를 담당자 한 명이 엑셀로 만들어 보낸다면 2점입니다. 영업이 받은 주문을 경리가 회사 전산 프로그램(ERP)에 넣고 창고가 확인하는 식으로, 두 부서와 프로그램 서너 개를 거치면 1점입니다.

작게 끝나는 일이어야 틀린 곳을 찾기 쉽습니다. 흐름이 길다면 한 사람이 맡는 부분만 떼어 매깁니다.

3. 판단 없이 정해진 규칙대로 처리되나요?

'이 거래처는 단가가 달라서요'처럼 규칙은 있지만 거래처마다 예외가 몇 가지 있다면 1점입니다. 평소와 다르게 처리하는 그 예외를 담당자만 알고 있어도 아직 1점입니다.

자동화는 '이럴 땐 이렇게'를 따라 하는 방식이라, 판단이 필요한 부분은 사람이 다시 봐야 할 수 있습니다.

지난달 예외를 종류별로 세어 서너 가지로 묶이면 규칙으로 적고, 매번 다르면 이번엔 뺍니다.

4. 필요한 자료가 정해진 곳에, 같은 형식으로 들어오나요?

주문이 메일과 카톡 두 곳으로 들어오고 거래처마다 양식이 다르면 1점, 종이 주문서와 개인 PC 파일까지 흩어져 있으면 0점입니다.

자료가 정해진 곳에 있어야 자동화가 움직이기 쉽습니다. 모으고 맞추는 데 일의 대부분이 들어간다면 첫 업무로는 무거운 편입니다.

그럴 때는 모이는 곳과 양식을 하나로 정하는 일이 먼저입니다.

5. 틀렸을 때 바로 알아채고 되돌릴 수 있나요?

결과가 사내 엑셀에 머물고 누가 보고 넘긴다면 2점, 고칠 수는 있지만 시간이 들거나 다른 사람에게 알려야 하면 1점입니다. 대금 청구서처럼 바로 밖으로 나가거나 돈·계약·개인정보가 걸려 되돌리기 어렵다면 0점입니다.

처음 하는 자동화는 배우는 단계라 틀려도 괜찮아야 합니다. 이 질문이 0점이면 합계와 관계없이 이번엔 빼고, 사람이 확인한 뒤 보내는 단계를 넣을 수 있으면 다시 매깁니다.

6. 담당자가 불편해하고, 바뀌길 원하나요?

담당자가 먼저 '이건 기계가 했으면 좋겠다'고 한다면 2점, 불편하다면서도 지금 방식에 익숙해 반반이라면 1점입니다.

쓰는 사람이 원해야 만든 뒤에도 쓰이고, 숨은 예외도 그 사람이 알려 줄 수 있습니다. 담당자에게 가장 번거로운 점부터 물어봅니다.

7. 지금 걸리는 시간이나 실수를 재 볼 수 있나요?

'견적 하나에 반나절쯤'처럼 대략은 알지만 적어 둔 기록이 없다면 1점입니다.

전후를 비교할 기준이 있어야 계속 쓸지 넓힐지 정할 수 있고, 이번 주 걸린 시간과 고친 횟수를 적어 두면 기준이 됩니다.