AI에게 일 시킬 때 적을 것: 업무 설명 1쪽과 기록표

이 글의 목차

다시 적는 설명
처음부터 설명하는 이유
업무 설명 1쪽
비어 있던 칸 찾기
아쉬운 결과 기록표
가상 예시: 한 줄 옮기기
첫 1쪽을 쓸 일
1쪽의 한계와 사람이 봐야 하는 일
자주 묻는 질문

지난번 설명을 기억해 내며 AI에게 다시 적고 계신가요?

오전에 AI 채팅 창을 열고 지난주에도 시켰던 상품 소개 글을 다시 부탁하며 그때 한 설명을 기억나는 대로 적습니다. 나온 글은 지난번보다 길고 말투도 달라 몇 번 주고받다가 결국 직접 고칩니다. 오후에 거래처 안내 메일이나 회의 메모 정리를 맡길 때도 통했던 설명을 따로 적어 두지 않아 처음부터 다시 씁니다.

그때 통했던 설명이 지금 어디에 남아 있는지 알고 계신가요?

왜 시킬 때마다 처음부터 설명하게 될까요?

흔히 프롬프트라고 부르는 시키는 말은 채팅 창을 연 그 자리에서 생깁니다. 어디에도 옮겨 적지 않으니 대화가 쌓이면 위로 밀려 묻힙니다. 다음에는 찾다가 그만두고 새로 적습니다.

적는 사람에게 당연한 것은 설명에서 빠집니다. 누가 읽는 글인지와 쓰면 안 되는 말, 알맞은 길이는 머릿속에 있어 굳이 적지 않습니다. AI 채팅 도구는 적어 주지 않은 기준을 알 수 없으므로 빠진 자리는 그때그때 다르게 채워진 결과로 돌아옵니다.

결과가 아쉬울 때 손보는 곳은 결과 문장입니다. 고친 내용은 그 글에만 남고 다음 설명으로는 옮겨지지 않습니다. 같은 아쉬움이 다음 주에 또 나옵니다.

도표 1

업무 설명 1쪽에는 다섯 칸을 한 줄씩 채웁니다

자주 시키는 일 하나를 정해 칸마다 한 줄씩 채웁니다.

칸	적을 것	붙여 넣을 문장(가상 예)
무슨 일	무엇을 만드는 일인지, 누가 읽는 글인지	새 상품을 알리는 소개 글 초안을 씁니다. 읽는 사람은 상품을 처음 보는 거래처 담당자입니다.
넣어 줄 자료	붙여 넣을 자료와 본보기, 자료에 없는 것을 다루는 법	아래에 상품 설명 메모와 본보기 소개 글 하나를 붙입니다. 메모에 없는 특징이나 날짜는 쓰지 않습니다.
지킬 기준	매번 말로 덧붙이던 조건(쓰면 안 되는 말, 말투)	합니다체로 쓰고 '최고' 같은 과장된 말은 쓰지 않습니다.
결과 모양	길이, 순서, 형식	제목 한 줄, 짧은 문단 몇 개, 문의 안내 순서로 씁니다. 휴대폰 한 화면에 들어오는 길이로 씁니다.
확인할 사람	밖으로 나가기 전에 누가 무엇을 보는지(역할로)	담당자가 상품 메모와 맞는지 본 뒤 대표가 올립니다.

채팅 창에 붙여 넣는 모습(가상 예)

[무슨 일] 새 상품을 알리는 소개 글 초안을 씁니다. 읽는 사람은 상품을 처음 보는 거래처 담당자입니다.

[넣어 줄 자료] 아래에 상품 설명 메모와 본보기 소개 글 하나를 붙입니다. 메모에 없는 특징이나 날짜는 쓰지 않습니다.

[지킬 기준] 합니다체로 쓰고 '최고' 같은 과장된 말은 쓰지 않습니다.

[결과 모양] 제목 한 줄, 짧은 문단 몇 개, 문의 안내 순서로 씁니다. 휴대폰 한 화면에 들어오는 길이로 씁니다.

[확인할 사람] 담당자가 상품 메모와 맞는지 본 뒤 대표가 올립니다.

이 다섯 줄을 메모장이나 문서 파일에 두고 시킬 때마다 맨 앞에 붙여 넣은 뒤 이번 자료를 잇습니다. 처음부터 다 채우지 않아도 됩니다. 비어 있는 칸은 기록표가 알려 줍니다.

1쪽과 붙여 넣는 자료에는 고객 이름·연락처·비밀번호를 넣지 않습니다.

아쉬운 결과는 1쪽에서 비어 있던 칸을 알려 줍니다

결과가 아쉬울 때는 문장을 고치기 전에 어떤 모양으로 아쉬운지 봅니다. 그 모양이 비어 있던 칸을 가리키고, 그 칸에 한 줄을 먼저 더합니다.

부탁한 것과 다른 종류의 글이 나왔다면 '무슨 일' 칸에 누가 읽는 글인지 적혀 있는지 봅니다.
메모에 없던 특징이나 날짜가 들어갔다면 '넣어 줄 자료' 칸에 자료가 빠졌는지, 자료에 없는 것은 쓰지 말라는 줄이 있는지 봅니다.
빼 달라던 말이 다시 들어가거나 말투가 어긋났다면 '지킬 기준' 칸을 봅니다.
길이와 순서가 매번 다르다면 '결과 모양' 칸을 봅니다.
틀린 내용이 밖으로 나갈 뻔했다면 '확인할 사람' 칸을 봅니다.

도표 2

아쉬운 결과 기록표: 다음 설명에 더할 한 줄

결과가 아쉬울 때는 고치기 전에 이 표에 한 줄을 먼저 적습니다.

무엇이 아쉬웠나	설명에 없던 것	다음에 더할 한 줄
예: 글이 지난번보다 훨씬 길게 나옴	길이(결과 모양 칸이 비어 있었음)	휴대폰 한 화면에 들어오는 길이로
예: 메모에 없던 상품 특징이 들어감	자료에 없는 것을 다루는 법(넣어 줄 자료 칸에 없었음)	메모에 없는 특징이나 날짜는 쓰지 않음

셋째 칸의 한 줄은 1쪽의 맞는 칸으로 옮긴 뒤 다음에 시킵니다. 같은 아쉬움이 다시 적히면 그 칸의 한 줄이 아직 부족하다는 뜻입니다. 고치는 데 든 시간을 남기고 싶다면 줄 옆에 직접 적어 둡니다.

기록표의 한 줄이 다음 달 1쪽으로 옮겨지는 모습

예시(가상, 실제 고객 아님)

상품 소개 글 초안을 매달 AI 채팅 도구에 맡기는 담당자를 가정합니다. 지난달까지는 그때그때 설명을 떠올려 적었습니다.

이번 달에는 처음 적은 1쪽을 붙여 넣고 상품 설명 메모를 잇습니다. 문단 순서가 지난번과 달라 기록표에 적어 보니 비워 둔 결과 모양 칸에 순서가 없었습니다.

순서 한 줄을 1쪽에 더했고 다음 달은 그 한 줄이 들어간 1쪽으로 시작합니다.

이해를 돕기 위해 만든 가상의 장면이며 결과나 성과를 뜻하지 않습니다.

어떤 일부터 1쪽으로 적어 볼까요?

첫 1쪽은 이런 일에서 시작하면 부담이 적습니다.

한 주에도 여러 번 시키는 일
결과 모양이 매번 같아야 하는 일
결과를 손으로 고치는 데 시간이 드는 일

붙여 넣을 때마다 같은 자료를 같은 순서로 붙이는 일이라면 사람이 매번 붙여 넣지 않아도 되는 방법을 따져 볼 만합니다. 맡길 첫 업무를 고르는 기준은 '자동화, 뭐부터 하죠? 첫 업무를 고르는 7가지 질문과 점수표' 글에 있습니다.

일하는 순서가 아직 자주 바뀐다면 '업무 자동화, 아직 하지 마세요' 글을 먼저 봅니다.

같은 설명을 사람에게도 넘겨야 하는 서류 일이라면 '담당자가 쉬면 서류 업무가 멈추는 회사라면' 글을 함께 봅니다.

1쪽의 한계와 사람이 봐야 하는 일

같은 1쪽을 넣어도 문장은 조금씩 달라질 수 있습니다. 1쪽은 결과를 같게 만들어 주지 않고 벗어난 곳을 찾게 해 줍니다.

가끔 한 번 시키는 일이나 매번 내용이 다른 일은 1쪽 없이 그때그때 설명해도 충분합니다.

가격 정하기나 불만 응대처럼 판단이 필요한 일과 바로 밖으로 나가는 글은 사람이 보고 내보냅니다. 사실과 날짜, 숫자는 붙여 넣은 자료와 맞춰 봅니다.

다섯 칸은 일을 처음 맡는 사람에게 넘길 때 적는 것을 AI 채팅 도구에 맞게 줄인 dataart의 기준이며 통계가 아닙니다.

자주 묻는 질문

프롬프트를 잘 쓰는 법을 따로 배워야 하나요?

먼저 자주 시키는 일 하나의 1쪽을 채우고 기록표로 빈 칸을 찾는 것부터 해 볼 만합니다. 표현 요령을 익혀도 자료와 기준, 결과 모양이 설명에 없으면 결과는 다시 흔들립니다.

같은 1쪽을 넣었는데도 결과가 조금씩 다르면 잘못 쓴 건가요?

1쪽이 틀렸다는 뜻은 아닙니다. 문장 표현만 다르고 지킬 기준과 결과 모양을 지켰다면 그대로 써도 됩니다. 기준이나 모양에서 벗어난 부분만 기록표에 적습니다.

회사 자료를 1쪽이나 채팅 창에 붙여 넣어도 되나요?

이미 공개한 상품 설명처럼 밖에 알려도 되는 자료는 붙여 넣고 고객 이름·연락처·비밀번호·계약 내용은 뺍니다. 회사에 AI 사용 규칙이 있다면 그 규칙을 먼저 따릅니다.

1쪽에 한 줄씩 더하다 길어지면 어떻게 하나요?

같은 뜻의 줄은 하나로 합칩니다. 한 1쪽 안에서 일이 둘로 갈리면 소개 글과 공지 글처럼 1쪽을 따로 나눕니다.

다른 직원이 같은 일을 시킬 때도 이 1쪽을 써도 되나요?

같은 일을 시키는 사람끼리 같은 1쪽으로 시작하면 결과 모양을 서로 맞추기 쉬워집니다. 누군가 기록표에서 더한 한 줄도 함께 쓰는 1쪽에 옮겨 둡니다.

AI에게 시킬 때마다 결과가 달라 매번 다시 설명하고 있다면