자동화 설계 노트

인사이트

중소기업 대표·실무자가 업무 자동화를 앞두고 자주 묻는 질문에 답하는 글 모음입니다. 시작 전 점검부터 서류 업무, 대표의 결정, 고객 문의, 기록 정리, AI 활용까지 분야별로 정리했습니다.

처음 읽는다면

시작 전 점검

업무 자동화, 아직 하지 마세요: 돈이 새기 쉬운 회사의 6가지 신호

업무 순서와 자료, 담당자가 정리되지 않은 회사라면 지금 업무 자동화를 시작해도 돈이 새기 쉽습니다. 7분 · 읽기

시작과 판단

자동화를 시작할 때인지, 어떤 일부터 맡길지, 맡기기 전에 무엇을 준비할지 판단하는 글입니다.

  1. 01

    업무 자동화, 아직 하지 마세요: 돈이 새기 쉬운 회사의 6가지 신호

    업무 순서와 자료, 담당자가 정리되지 않은 회사라면 지금 업무 자동화를 시작해도 돈이 새기 쉽습니다. 시작 전 점검7분
  2. 02

    자동화, 뭐부터 하죠? 첫 업무를 고르는 7가지 질문과 점수표

    업무 자동화의 첫 업무는 가장 힘든 일이 아니라 자주 반복되고 틀려도 되돌릴 수 있는 일로 고릅니다. 시작 전 점검7분
  3. 03

    업무 자동화 견적이 업체마다 다르다면: 견적 요청 전에 정리할 5가지

    업무 자동화 견적이 업체마다 갈린다면 우리 업무 기준이 담당자 머릿속과 예전 파일에만 있지 않은지부터 봅니다. 외주 준비7분

서류 업무

견적 요청 접수부터 서류 작성과 입력, 월말 집계, 인수인계까지 서류가 오가는 흐름을 단계별로 다룹니다.

  1. 04

    견적 요청이 카톡·메일로 제각각 와서 빠진 정보를 매번 되묻고 있다면

    고객이 보낸 견적 요청의 빈칸은 요청을 받는 자리에서 찾아야 거래처에 한 번에 물을 수 있습니다. 요청 접수7분
  2. 05

    거래처에서 받은 거래명세서를 엑셀에 옮겨 적다 숫자가 틀린 적이 있다면

    거래명세서를 엑셀에 옮겨 적으면 숫자는 줄 빠짐이나 단위에서 어긋나기도 하고 시간은 그 줄을 찾느라 원본을 다시 여는 데서 새기도 합니다. 받은 서류 입력7분
  3. 06

    견적서를 만들 때마다 예전 파일을 열어 고치고 있다면

    견적서를 예전 파일로 고쳐 만든다면, 품목·단가는 기준표 한 장에 모으고 견적마다 바뀌는 칸만 입력하게 나누면 됩니다. 서류 작성7분
  4. 07

    월말마다 한 달 치 거래 내역을 모아 정산하느라 늦어진다면

    월말 정산이 늦어지는 큰 원인은 여러 곳에 나뉘어 쌓인 한 달 치 거래를 마지막에 한꺼번에 모으는 방식입니다. 월말 집계7분
  5. 08

    담당자가 쉬면 서류 업무가 멈추는 회사라면

    한 사람이 빠져도 서류 업무가 이어지려면 그 사람 기억에 있던 기준을 1쪽으로 꺼내 두어야 합니다. 인수인계7분

대표의 결정과 설명

대표에게 몰리는 질문과 결정을 정리하고 다른 사람에게 나누는 방법을 다룹니다.

  1. 09

    직원이 같은 질문을 대표에게 매번 물어본다면

    직원이 대표에게 되풀이해 묻는 질문은 답이 늘 같은 것부터 한 줄씩 문서에 옮겨 둡니다. 반복 질문7분
  2. 10

    할 일이 카톡과 메일에 흩어져 이번 주 우선순위를 혼자 다시 정리한다면

    한 주에 한 번 카톡과 메일, 수첩에 흩어진 할 일을 이번 주 할 일 표 한 장에 옮겨 적습니다. 우선순위 정리7분
  3. 11

    대표가 자리를 비우면 직원이 정해도 되는지 몰라 기다린다면

    필요한 내용을 알면서도 직원이 대표를 기다린다면 빠진 것은 어디까지 정해도 되는지입니다. 결정 위임7분

고객 문의·관리

고객 문의를 받고 놓치지 않게 관리하는 흐름을 다룹니다.

  1. 12

    고객 문의에 누가 답했는지, 답이 갔는지 모르겠다면

    답이 갔는지 모르는 고객 문의를 줄이는 첫 단계는 어느 경로로 왔든 문의마다 담당과 답변 상태, 다음 연락일을 한 줄로 적는 일입니다. 문의 관리7분
  2. 13

    고객 상담을 준비할 때마다 지난 이야기를 찾느라 시간이 더 걸린다면

    고객 상담에 쓸 정보는 고객마다 한 장을 두고 미팅이나 통화가 끝난 그날 거기에 나온 내용을 더해 둡니다. 고객 관리7분

기록과 문서 정리

쌓아 두기만 한 상담 기록과 업무 문서를 다시 찾아 쓰게 정리하는 방법을 다룹니다.

  1. 14

    상담 기록, 쌓아 두기만 하고 다시 꺼내 쓰지 못하고 계신가요?

    상담 기록이 다시 쓰이지 않는 것은 날짜와 고객 이름으로만 쌓이기 때문입니다. 상담 기록7분
  2. 15

    업무 문서가 늘수록 어느 것이 기준인지 모르겠다면

    업무 문서가 늘어 어느 것을 따라야 할지 모를 때는 문서마다 '무엇을 확인하려고 여는 문서인가'를 한 줄씩 붙여 봅니다. 문서 역할7분

AI에게 맡기기

AI에게 일을 맡길 때 업무를 어떻게 설명하면 되는지 다룹니다.

  1. 16

    AI에게 시킬 때마다 결과가 달라 매번 다시 설명하고 있다면

    AI 채팅 도구의 결과가 시킬 때마다 다르다면 새로 설명하는 대신 한 번 적어 둔 업무 설명 1쪽을 맨 앞에 붙여 넣습니다. 업무 설명6분