자동화 설계 노트문서 역할
업무 문서가 늘수록 어느 것이 기준인지 모르겠다면
업무 문서가 늘어 어느 것을 따라야 할지 모를 때는 문서마다 '무엇을 확인하려고 여는 문서인가'를 한 줄씩 붙여 봅니다. 같은 것을 확인하는 문서가 둘이면 하나만 기준으로 남기고 나머지는 보관합니다.
핵심 요약
- 문서의 양보다 이 문서가 무엇에 답하는지 정해 두지 않은 것이 헷갈림을 만듭니다.
- 둘 중 하나를 기준 문서로 정하고 다른 쪽에만 있던 내용은 그 문서로 옮깁니다.
- 문서가 두세 개뿐이고 한 사람이 모두 쓰고 고치는 업무라면 이렇게까지 나누지 않아도 됩니다.
이 글의 목차
물품 목록이 문서마다 조금씩 다를 때
다음 달 전시회 짐을 준비물 체크리스트대로 다 싸고 나서 '참가 안내_최종_수정'을 열어 봅니다. 가져갈 물품이 더 적혀 있습니다. '전시회 준비 계획'의 물품 목록은 또 다르고 '참가 안내_최종'에는 그중 몇 가지가 빠져 있습니다.
어느 목록이 맞는지 확인하려고 같은 폴더의 지난 회의 메모를 열고 메신저 대화도 위로 올려 가며 찾습니다. 짐을 다시 풀지는 그다음에 정합니다.
물품 목록이라는 같은 질문에 문서 셋이 따로 답하고 있습니다. 그중 어느 것을 따를지는 정해져 있지 않습니다.
문서가 많아질수록 왜 더 헷갈릴까요?
문서는 보통 그때 필요한 내용을 한 파일에 다 적으며 시작합니다. 한 문서에 적은 물품 목록이 다른 문서에도 필요해지면 그대로 복사해 붙여 넣습니다. 같은 내용이 처음부터 여러 곳에 놓이는 셈입니다.
그 뒤 무언가 바뀌면 그때 열려 있던 문서 한 곳만 고쳐지기 쉽습니다. 다른 문서는 예전 내용 그대로 남고 문서끼리 조금씩 달라집니다. 문서의 양보다 이 문서가 무엇에 답하는지 정해 두지 않은 것이 헷갈림을 만듭니다.
업무 문서가 답하는 질문은 네 가지면 충분합니다
문서 하나는 질문 하나에 답한다고 봅니다. 업무 문서가 맡는 질문은 다음 네 가지로 나눕니다.
- 방향: 이 일을 왜 하고 어디까지 하나. 전시회라면 참가 목적과 이번에 맡는 범위를 적은 문서입니다.
- 규칙: 무엇을 갖추고 무엇을 지키나. 가져갈 물품과 부스에서 지킬 규칙이 여기에 들어갑니다.
- 방법: 어떤 순서로 하나. 짐을 꾸리고 부스를 차리는 순서처럼 해마다 비슷하게 되풀이되는 절차입니다.
- 할 일: 이번에 누가 무엇을 언제까지 하나. 이번 전시회를 위해 쓰는 준비물 체크리스트가 여기에 해당합니다.
방향과 규칙과 방법은 한 번 정하면 다음 전시회에도 그대로 씁니다. 할 일은 일마다 따로 두고 일이 끝나면 닫습니다.
매주 할 일을 한곳에 모으는 방법은 '할 일이 카톡과 메일에 흩어져 이번 주 우선순위를 혼자 다시 정리한다면' 글에 있습니다.
도표 1
지금 있는 문서마다 답하는 질문을 하나씩 붙입니다
한 업무의 폴더 하나만 골라 문서마다 네 질문 중 하나만 붙입니다. 질문마다 따를 문서 하나를 이 글에서는 기준 문서라고 부릅니다. 아래 표는 예시(가상, 실제 고객 아님)로 앞의 전시회 폴더를 채운 모습입니다.
| 지금 있는 문서 | 답하는 질문 | 어떻게 할까 |
|---|---|---|
| 전시회 준비 계획 | 방향과 방법(질문 둘) | 왜 하고 어디까지 하는지만 남기고 준비 순서는 떼어 내 새 방법 문서로 만듭니다 |
| 참가 안내_최종 | 규칙 | 이 질문의 기준 문서로 남깁니다. 첫 줄에 '가져갈 물품과 부스에서 지킬 규칙'이라고 적습니다 |
| 참가 안내_최종_수정 | 규칙(같은 질문에 두 번째) | 바뀐 내용만 기준 문서로 옮기고 '지난 판'으로 보관합니다 |
| 지난 회의 메모 | 없음 | 회의에서 정한 것만 해당 질문의 기준 문서로 옮기고 메모는 회의 기록으로 둡니다 |
| 준비물 체크리스트 | 할 일 | 이번 전시회 할 일만 남기고 물품 목록 자리에는 참가 안내를 보라는 한 줄만 둡니다 |
표를 채우면 질문이 둘 붙은 문서와 같은 질문에 둘 이상 붙은 문서, 어떤 질문에도 붙지 않는 문서가 드러납니다. 새로 만드는 문서는 준비 순서를 떼어 낸 방법 문서 하나뿐이고 나머지는 지금 있는 파일을 고쳐 씁니다.
역할을 붙이면 드러나는 세 가지 모습
한 문서가 두 질문에 답하고 있다면
전시회 준비 계획을 열면 참가 목적 아래에 짐 꾸리는 순서가 있고 그 사이에 '부스에 가격표는 두지 않는다' 같은 규칙이 끼어 있습니다. 규칙 하나를 확인하려 해도 계획 문서를 처음부터 읽어야 합니다.
순서와 규칙이 한 문서에 섞여 있으면 순서를 고치다 규칙까지 지워지거나 바뀌기 쉽습니다. 규칙은 규칙 문서인 참가 안내로 떼어 내고 순서는 새 방법 문서에 적습니다. 계획 문서에는 왜 하고 어디까지 하는지만 남깁니다.
같은 질문에 문서가 둘이라면
참가 안내_최종과 참가 안내_최종_수정은 둘 다 가져갈 물품을 말합니다. 어느 쪽이 나중 판인지는 두 파일을 열어 고친 날짜를 견줘 봐야 압니다.
둘 중 하나를 기준 문서로 정하고 다른 쪽에만 있던 내용은 그 문서로 옮깁니다. 나머지는 '지난 판' 폴더에 보관합니다. 이제 물품 목록은 참가 안내 하나에서 확인합니다.
어느 질문에도 붙지 않는 문서라면
지난 회의 메모에는 물품 이야기와 일정 이야기, 결론 없이 끝난 의견이 함께 적혀 있습니다. 그대로 두면 메모가 따라야 할 문서처럼 읽히기도 하고 정한 내용이 메모 속에 묻히기도 합니다.
메모에서 정해진 것만 골라 규칙 문서나 방법 문서로 옮깁니다. 메모는 회의 기록으로 남고 따라야 할 문서로는 쓰지 않습니다.
기준 문서를 하나로 지키는 약속
한 번 나눈 역할도 문서가 다시 늘면 흐트러집니다. 정리한 뒤에는 다음 세 가지만 지킵니다.
- 문서 맨 위 첫 줄에 이 문서가 답하는 질문을 적습니다. '가져갈 물품과 부스에서 지킬 규칙'처럼 한 줄이면 됩니다.
- 같은 내용을 다른 문서에 옮겨 적지 않습니다. 체크리스트에는 '물품 목록은 참가 안내를 봅니다'처럼 가리키는 한 줄만 둡니다.
- 내용이 바뀌면 기준 문서만 고칩니다. 이번 일을 하는 사람이 놓치지 않게 할 일 문서에는 무엇을 고쳤는지만 한 줄 남깁니다.
기준 문서가 어디 있는지를 사람이 바뀌어도 찾을 수 있게 하는 일은 '담당자가 쉬면 서류 업무가 멈추는 회사라면' 글에서 다룹니다.
역할 나누기의 한계와 나누지 않아도 되는 경우
네 가지 질문은 업무 문서가 흔히 맡는 역할을 dataart가 나눠 본 것이고 통계로 정한 구분은 아닙니다. 업무에 따라 방향과 규칙이 한 문서에 짧게 함께 있어도 헷갈리지 않는다면 그대로 둡니다.
문서가 두세 개뿐이고 한 사람이 모두 쓰고 고치는 업무라면 이렇게까지 나누지 않아도 됩니다.
업무 문서 정리는 폴더 전체를 한 번에 하려 하지 않습니다. 이번 달에 다시 쓸 업무 하나의 폴더면 충분합니다.
문서 관리 프로그램이나 폴더 구조를 고르는 방법은 다루지 않습니다. 어떤 프로그램을 쓰든 문서마다 답하는 질문은 사람이 정합니다.
정리한 문서는 자동화와 어떻게 이어지나요?
기준 문서가 하나로 정해져 있으면 같은 일을 다른 사람에게 넘길 때 무엇을 건넬지 분명해집니다. 나중에 AI에게 일을 맡길 때도 건넬 문서를 같은 방식으로 고릅니다. 맡길 때 무엇을 적어 둘지는 'AI에게 시킬 때마다 결과가 달라 매번 다시 설명하고 있다면' 글에 있습니다.
견적서나 안내 메일처럼 밖으로 나가는 서류에 기준 문서의 내용을 매번 옮겨 적는다면 그 일은 자동화를 따져 볼 만한 자리입니다. 어떤 일부터 맡길지는 '자동화, 뭐부터 하죠? 첫 업무를 고르는 7가지 질문과 점수표' 글의 순서로 고릅니다.
자주 묻는 질문
파일 이름 규칙만 정해도 되지 않나요?
이름 규칙은 함께 쓰면 좋지만 그것만으로는 부족합니다. 날짜를 붙인 이름은 어느 판이 나중 것인지 알려 주지만 계획 문서와 안내 문서가 같은 물품 목록을 따로 들고 있는 문제는 그대로 남습니다. 역할을 먼저 나누고 이름 규칙은 기준 문서에 붙이는 보조 수단으로 씁니다.
보관으로 옮긴 문서는 지워도 되나요?
바로 지우지 않고 '지난 판' 폴더에 두는 편이 안전합니다. 기준 문서로 옮길 때 빠뜨린 내용이 나중에 필요해지면 그 폴더에서 다시 찾습니다. 회사에 서류 보관 기준이 따로 있으면 그 기준을 따릅니다.
직원마다 자기 방식으로 문서를 만들면 어떻게 하나요?
만드는 방식은 그대로 두고 첫 줄에 답하는 질문만 적게 합니다. 새 문서를 만들기 전에 같은 질문의 문서가 폴더에 이미 있는지 먼저 보고 있으면 그 문서를 고칩니다. 양식을 하나로 맞추는 일은 그다음에 정해도 됩니다.
여러 업무에 똑같이 쓰는 규칙은 어느 문서에 두나요?
업무마다 옮겨 적지 않고 회사 공통 규칙 문서 하나에 둡니다. 전시회 참가 안내 같은 업무별 규칙 문서에는 '공통 규칙은 회사 공통 규칙 문서를 봅니다'라는 한 줄만 남깁니다. 공통 규칙이 바뀌면 그 한 문서만 고치면 됩니다.
AI에게 일을 맡길 때 네 역할의 문서를 모두 넘겨야 하나요?
맡길 일에 맞는 규칙 문서와 방법 문서부터 넘깁니다. 방향 문서는 결과물이 어디까지여야 하는지 알려 줄 때 덧붙이고 할 일 문서는 이번 상황을 설명해야 할 때만 씁니다. 문서를 넘겨도 나온 결과는 사람이 확인합니다.