할 일이 카톡과 메일에 흩어져 이번 주 우선순위를 혼자 다시 정리한다면

월요일 아침마다 카톡과 수첩을 다시 넘겨 보고 계신가요?

월요일 아침 이번 주 할 일을 정리하려고 거래처 단톡방을 위로 올리고 답해야 할 메일을 다시 찾습니다. 지난주 수첩 메모와 엑셀 목록을 나란히 놓으니 같은 일이 두 곳에 따로 적혀 보입니다. 지난주 회의에서 직원에게 말로 맡긴 일은 어디에도 적혀 있지 않습니다.

맡긴 일을 이렇게 정리하던 중에야 떠올린 적이 있으신가요?

이 자리들은 모두 일이 생긴 곳이라 그때그때 적기에는 자연스럽습니다.

정리를 해도 왜 다음 주에 처음부터 다시 하게 될까요?

할 일은 대화와 메일과 통화처럼 그 일이 생긴 자리에 남습니다. 그 자리에서 바로 끝낸 일은 문제가 없습니다. 미룬 일만 그 자리에 묻힙니다.

이번 주 목록을 만들어도 다음 주로 넘긴 일이 따로 표시되지 않으면 다음 정리는 다시 모든 곳을 여는 데서 시작합니다. 말로 맡긴 일은 처음부터 어디에도 적히지 않습니다.

무엇을 먼저 할지 고르는 기준은 대표의 머릿속에 있습니다. 모으는 일과 고르는 일이 함께 대표에게 돌아옵니다. 모은 것과 고른 것을 함께 적어 두는 곳은 따로 없었습니다.

이번 주 할 일 표에 후보와 결정을 한 줄씩 적습니다

할 일 표는 한 주에 한 장이고 할 일 하나가 한 줄입니다. 줄마다 어디서 나온 일인지와 기준으로 본 것, 결정과 담당·기한을 적습니다.

기준은 대표가 정합니다. 이번 주 안에 예나 아니오로 답이 나오는 사실이면 고를 때 덜 흔들립니다. 예를 들면 이런 물음입니다.

• 이번 주 안에 기한이 있나
• 기다리는 고객·거래처·직원이 있나
• 미루면 다시 손대기 어려워지나

결정 칸에는 '이번 주에 한다'·'다음 주로 넘긴다'·'맡긴다'·'하지 않는다' 가운데 하나만 적습니다. 다음 주 표는 '다음 주로' 줄을 먼저 옮기고 새로 생긴 일을 더합니다.

카톡이나 메일 내용은 붙여 넣지 않습니다. 할 일 한 줄과 나온 곳만 적고 거래처 담당자 연락처나 메시지 원문은 원래 자리에 둡니다. 할 일 표는 종이 한 장이나 공유 파일 하나 가운데 한 곳에만 놓습니다.

몇 줄이 쌓이면 늘 여는 곳과 늘 빠지는 일의 모양이 드러납니다. 걸린 시간을 남기고 싶다면 셋째 칸 끝에 직접 적습니다. 얼마가 길고 짧은지는 적는 사람이 판단합니다.

할 일 표가 몇 주 쌓이면 되풀이되는 일이 보입니다

지난 할 일 표들을 나란히 놓으면 매주 같은 곳에서 같은 모양으로 들어오는 할 일이 눈에 띕니다. 거래처가 정기적으로 보내는 요청이나 매주 같은 날 하는 보고 같은 일입니다. 그런 줄에 표시해 둡니다.

이런 줄은 매주 할 일 표에 같은 내용으로 다시 옮겨 적게 됩니다. 옮겨 적는 일 자체가 되풀이되는 셈입니다. 표시한 줄은 나중에 업무 자동화를 검토할 때 먼저 꺼내 볼 목록이 됩니다.

그 가운데 무엇부터 맡길지는 '자동화, 뭐부터 하죠? 첫 업무를 고르는 7가지 질문과 점수표' 글에서 이어 봅니다. 되풀이되는 일이 서류 일이고 그 기준이 한 사람에게만 있다면 '담당자가 쉬면 서류 업무가 멈추는 회사라면' 글을 함께 봅니다.

할 일이 나오는 자료가 어디 있는지 아직 정해지지 않았다면 '업무 자동화, 아직 하지 마세요' 글이 먼저입니다. 매주 내용이 달라지고 대표 판단이 필요한 일은 할 일 표에 줄을 두는 데까지로 충분합니다.