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담당자가 쉬면 서류 업무가 멈추는 회사라면
한 사람이 빠져도 서류 업무가 이어지려면 그 사람 기억에 있던 기준을 1쪽으로 꺼내 두어야 합니다. 서류마다 맡는 사람과 기준, 남기는 곳과 확인하는 사람을 적고 다른 사람이 1쪽만 보고 한 건을 처리해 봅니다.
핵심 요약
- 한 사람이 빠져도 서류 업무가 이어지려면 그 사람 기억에 있던 기준을 1쪽으로 꺼내 두어야 합니다.
- 대신할 사람이 1쪽만 보고 한 건을 처리해 보면 막히는 칸이 나옵니다.
- 비밀번호와 인증서, 프로그램 계정 정보는 1쪽에 적지 않습니다.
이 글의 목차
쉬고 있는 담당자에게 메신저부터 보낸 날이 있으셨나요?
관리 담당이 쉬는 날 아침, 한 거래처는 오늘 견적서를 받을 수 있는지 묻고 다른 거래처는 지난 납품 서류를 다시 보내 달라고 합니다. 옆자리 직원이 연 공유 폴더에는 이름이 비슷한 양식 파일이 여럿이고 이 거래처의 운반비 조건은 어디에도 없습니다. 대표가 쉬고 있는 담당자에게 메신저를 보내는 동안 두 서류는 책상 위에 그대로 있습니다.
담당자의 답이 오기 전까지 서류를 내보내지 못한 적이 있으신가요? 그날 필요했던 양식과 조건은 모두 담당자의 폴더와 기억에 있었습니다.
도표 1
담당자가 없는 날 서류 업무가 멈추는 자리
지금 회사에서도 담당자에게만 있는 것이 무엇인지 행마다 짚습니다.
| 담당자에게만 있던 것 | 평소 모습 | 쉬는 날 생기는 일 |
|---|---|---|
| 쓰는 양식과 파일 위치 | 지금 쓰는 양식이 담당자의 개인 폴더나 바탕화면에 있습니다 | 비슷한 파일 가운데 무엇을 써야 할지 몰라 연락부터 합니다 |
| 지금 맞는 단가와 조건 | 단가와 거래처 조건이 담당자의 파일과 기억에 있습니다 | 값을 몰라 서류를 미루거나 예전 값으로 보냅니다 |
| 거래처 예외 | 서류를 종이로 받는 거래처 같은 이야기가 말로만 전해집니다 | 예외가 빠진 채 서류가 나갑니다 |
| 보낼 날과 받을 기록 | 누구의 기록을 언제 받고 서류를 언제까지 보내는지 담당자만 압니다 | 보낼 날이 지나서야 알게 됩니다 |
| 보고 내보내는 사람 | 담당자가 만들고 담당자가 직접 보고 보내 왔습니다 | 그대로 보낼지 망설이거나 아무도 보지 않고 내보냅니다 |
기준은 어쩌다 한 사람에게만 남게 될까요?
서류 일은 한 사람이 오래 맡으면서 규칙이 하나씩 늘어납니다. 거래처가 조건을 바꾸거나 새 양식을 쓰게 된 날 그 내용은 담당자의 파일과 메신저에 남습니다. 회사에 따로 적어 둘 문서가 없었습니다.
그렇게 정보가 여러 곳으로 나뉩니다. 양식은 개인 폴더에 있고 단가는 지난 파일에 있습니다. 거래처 예외는 메신저 대화 속에, 보낼 날은 기억 속에 남습니다.
담당자가 매일 처리하는 동안에는 이 흩어짐이 잘 드러나지 않습니다.
도표 2
서류 업무 기준 1쪽에 서류마다 한 줄씩 적어 둡니다
담당자가 없는 날 다른 사람이 같은 순서로 처리하게 하려면 서류 종류마다 아래 여섯 칸을 한 줄로 채웁니다. 예시는 견적서입니다.
| 칸 | 적을 것 | 견적서라면(가상 예) |
|---|---|---|
| 누가 맡나 | 평소 맡는 사람과 그 사람이 없을 때 대신할 사람(역할로) | 영업 지원 담당, 없을 때는 대표 |
| 언제 | 요청이 오면 언제까지 보내는지, 매달 정해진 날이 있는지 | 요청을 받은 날 안에 보낼 수 있는지 거래처에 먼저 알림 |
| 무엇을 보고 쓰나 | 지금 쓰는 양식과 맞는 값(단가·조건)이 든 파일의 위치 하나 | 공유 폴더의 견적 양식과 단가 파일 |
| 어디에 남기나 | 보낸 서류를 두는 곳과 파일 이름 붙이는 방식 | 보낸 견적 폴더, 이름은 날짜와 거래처 |
| 평소와 다른 경우 | 거래처마다 따로 챙기는 조건(말로만 전해지던 것) | 서류를 종이로 받는 거래처, 견적서를 메일 본문에도 적어 달라는 거래처 |
| 누가 보고 내보내나 | 밖으로 나가기 전에 보는 사람(역할로) | 대표가 금액과 거래처 조건을 보고 보냄 |
이렇게 서류마다 한 줄씩 쌓으면 회사의 서류 업무가 한곳에 모입니다. 1쪽에는 파일이 있는 곳과 맡은 역할만 적습니다. 단가 목록이나 양식은 원래 파일에 그대로 둡니다.
비밀번호와 인증서, 프로그램 계정 정보는 1쪽에 적지 않습니다. 거래처 담당자의 개인 연락처도 마찬가지입니다. 누가 어디에 접근할지는 회사가 정한 방식을 따릅니다.
1쪽은 평소 그 일을 하는 담당자가 씁니다. 대신할 사람이 1쪽만 보고 한 건을 처리해 보면 막히는 칸이 나옵니다. 그 칸은 담당자와 같이 채웁니다.
도표 3
서류 업무가 지나가는 단계마다 무엇이 한 사람에게 남나요?
서류 일은 고객의 요청을 받거나 거래처 서류를 받는 데서 시작해 월말 정리까지 이어집니다. 요청을 받을 때는 거래처가 빠뜨리는 정보가, 작성할 때는 쓰는 양식이 한 사람에게 남기 쉽습니다.
| 단계 | 한 사람에게만 남기 쉬운 것 | 1쪽에 꺼내 둘 것 |
|---|---|---|
| 요청 접수 | 거래처마다 빠뜨리는 정보가 무엇인지 | 요청을 받으면 적어 두는 곳 |
| 받은 서류 입력 | 거래처별 단위·품목 표기 같은 예외 | 받은 서류를 적는 파일과 예외를 적어 둔 곳 |
| 기준 찾기 | 지금 맞는 단가와 거래처 조건이 어느 파일에 있는지 | 기준 파일 위치 하나 |
| 작성 | 어느 양식을 쓰고 어느 칸을 매번 고치는지 | 지금 쓰는 양식 위치 |
| 연결 | 같은 거래를 다음 서류에 어떤 순서로 다시 적는지 | 서류끼리 이어지는 순서 |
| 집계 | 월말에 누구의 기록을 언제 받는지 | 모을 곳과 넘겨받을 날 |
| 인수인계 | 위의 것이 모두 한 사람에게 있으면 그 사람이 빠지는 날 함께 멈춥니다 | 이 1쪽 전체 |
견적 요청을 받는 자리에서 막힌다면 '견적 요청이 카톡·메일로 제각각 와서 빠진 정보를 매번 되묻고 있다면' 글을 엽니다. 받은 서류를 옮기다 숫자가 어긋나는 날에는 '거래처에서 받은 거래명세서를 엑셀에 옮겨 적다 숫자가 틀린 적이 있다면' 글이 이어집니다.
예전 견적서를 고쳐 쓰다 지난 단가가 남는다면 '견적서를 만들 때마다 예전 파일을 열어 고치고 있다면' 글로 갑니다. 월말 정산이 밀릴 때 읽을 글은 '월말마다 한 달 치 거래 내역을 모아 정산하느라 늦어진다면'입니다.
담당자가 쉬는 날, 1쪽이 있을 때와 없을 때
예시(가상, 실제 고객 아님)
관리 담당이 쉬는 날 옆자리 직원과 대표가 서류 일을 대신하는 회사를 가정합니다. 1쪽이 있어도 서류는 사람이 엑셀과 양식으로 만들고 사람이 보고 내보냅니다.
| 단계 | 전: 기준이 담당자에게만 있을 때 | 후: 서류 업무 기준 1쪽이 있을 때 |
|---|---|---|
| 요청이 들어온 아침 | 어느 양식을 써야 할지 몰라 쉬고 있는 담당자에게 메신저부터 보냅니다 | 1쪽의 견적서 줄에서 양식 위치와 대신할 사람을 찾습니다 |
| 쓸 값을 찾을 때 | 비슷한 파일 가운데 어느 단가가 지금 맞는지 몰라 답을 기다립니다 | 1쪽에 적힌 단가 파일에서 찾고 거래처 예외 칸도 봅니다 |
| 내보내기 전 | 만든 사람이 혼자 보고 그대로 보낼지 망설입니다 | '누가 보고 내보내나' 칸의 대표가 금액과 조건을 보고 보냅니다 |
| 담당자가 돌아온 날 | 밀린 서류와 쉬는 동안 받은 질문을 한꺼번에 처리합니다 | 대신 처리한 건을 보며 1쪽에서 막혔던 칸을 채웁니다 |
이해를 돕기 위해 만든 가상의 장면이며 결과나 성과를 뜻하지 않습니다.
1쪽을 채워 보면 다음에 손볼 일이 보입니다
다 채운 1쪽에서 담당자만 답할 수 있었던 칸에 표시합니다. 표시가 몰린 서류 줄을 먼저 정리하고 흐름표에서 그 서류가 지나가는 단계를 함께 봅니다.
매번 같은 양식에 같은 순서로 처리하는 서류라면 1쪽의 그 줄이 곧 일의 규칙이고 정리해 둘 가치가 있습니다. 한 사람이 처리하는 일이어도 규칙이 1쪽에 있으면 다른 사람이 같은 순서를 따라갑니다.
이런 서류 일은 나중에 업무 자동화를 따져 볼 후보가 됩니다. 후보끼리 순서를 정할 때는 '자동화, 뭐부터 하죠? 첫 업무를 고르는 7가지 질문과 점수표' 글의 질문에 하나씩 답을 적습니다.
자료가 메신저와 메일과 개인 파일에 흩어져 칸에 위치조차 적지 못할 때도 있습니다. 그때는 '업무 자동화, 아직 하지 마세요' 글의 신호를 먼저 확인합니다. 거래처마다 판단이 매번 달라지는 서류라면 1쪽에 줄을 두는 것까지만 해도 됩니다.
이 1쪽으로 정할 수 없는 것
1쪽의 여섯 칸은 dataart가 서류 업무의 일반적인 흐름을 나눠 만든 틀입니다. 업종과 서류에 따라 칸을 더 둡니다.
세금계산서 같은 세무 서류와 회계 처리, 담당자가 바뀔 때의 인사·근무 규정은 이 글에서 다루지 않습니다.
서류 종류가 적고 대신할 사람이 이미 정해진 회사라면 1쪽 한 장으로 충분하고 흐름표의 단계를 하나씩 짚을 필요는 없습니다.
자주 묻는 질문
업무 매뉴얼을 길게 만들어야 하나요?
처음에는 서류마다 한 줄씩 적은 1쪽으로 시작합니다. 긴 문서는 쓰는 데 오래 걸리고 쉬는 날 급히 찾아보기도 어렵습니다. 1쪽에서 막히는 칸이 생기면 그 칸만 따로 자세히 적어 둡니다.
프로그램 로그인 정보나 비밀번호도 1쪽에 적어 두어야 하나요?
적지 않습니다. 1쪽에는 어떤 파일과 프로그램을 쓰는지까지만 적고 권한은 회사 규칙대로 나눕니다. 대신할 사람이 그 파일을 열 수 있는지는 미리 맞춰 둡니다.
담당자가 바뀔 때 쓰는 인수인계서와는 무엇이 다른가요?
인수인계서는 담당자가 바뀔 때 쓰는 문서입니다. 1쪽은 평소에 두고 거래처 조건이나 양식이 바뀔 때마다 그 줄만 고칩니다. 평소에 고쳐 두는 문서라 담당자가 갑자기 쉬는 날에도 꺼내 볼 수 있습니다.
담당자가 1쪽 쓰는 일을 부담스러워하면 어떻게 하나요?
쉬는 날 연락을 받지 않으려고 두는 문서라는 점을 먼저 이야기합니다. 처음에는 쉬는 날 담당자에게 연락이 갔던 서류 한 줄만 같이 채웁니다. 1쪽은 대신할 사람이 일을 이어 가려고 보는 문서입니다.
서류 종류가 많지 않은 회사도 1쪽이 필요한가요?
서류가 적어도 쉬는 날 담당자에게 연락이 갔던 서류가 있다면 그 서류 한 줄은 적어 둡니다. 그런 서류가 없었다면 대신할 사람이 한 건을 처리해 보는 것으로 확인을 마칩니다.