견적 요청이 카톡·메일로 제각각 와서 빠진 정보를 매번 되묻고 있다면

빠진 정보를 견적서를 쓸 때야 알게 되지 않나요?

아침 카톡방에는 제품 사진 한 장과 '이거 견적 좀 부탁드려요'가 와 있고 메일함에는 본문 두 줄과 첨부 파일이 와 있습니다. 오후에 전화로 받은 요청까지 메모해 두고 견적서를 쓰려고 엑셀을 열면 그제야 규격과 필요한 날짜가 없다는 게 보입니다. 다시 물으려니 그 요청이 어느 카톡방, 어느 메일이었는지부터 찾고 답을 기다리는 사이 다른 요청이 쌓입니다.

같은 거래처에 몇 번씩 다시 묻는 게 미안하게 느껴진 적이 있으신가요? 받을 때 확인할 목록이 없으면 빈칸은 견적서를 쓸 때에야 보이기 쉽습니다.

견적 요청은 왜 매번 다른 모양으로 올까요?

요청하는 쪽은 자기가 아는 만큼 편한 경로로 보냅니다. 사진 한 장이면 된다고 여기는 거래처도 있고 수량만 적어 보내는 고객도 있습니다. 보내는 쪽은 그것으로 할 말을 다 했다고 여기기도 합니다.

받는 쪽에 견적에 꼭 있어야 할 정보 목록이 없으면 빈칸을 알아채는 일은 담당자 기억에 달립니다. 기억이 놓친 빈칸은 견적서를 쓰기 시작해야 드러납니다. 담당자 기억에 달린 일을 그 사람이 쉬는 날에도 이어 가는 방법은 '담당자가 쉬면 서류 업무가 멈추는 회사라면' 글에 있습니다.

받은 정보가 남는 곳도 제각각입니다. 카톡방과 메일함, 전화 메모, 담당자의 기억에 조금씩 나뉘어 남습니다. 같은 건을 두 경로로 다시 보내오면 수량이나 날짜가 서로 다르기도 합니다.

빠진 정보를 늦게 알아챌수록 무엇이 새나요?

빠진 정보는 아래 네 때 가운데 하나에서 드러나곤 합니다. 늦을수록 할 일이 하나씩 붙습니다.

• 받을 때: 그 자리에서 바로 묻습니다. 대화가 아직 이어지는 중이라 묻기도 자연스럽습니다.
• 견적서를 쓰기 시작할 때: 원본이 어느 방, 어느 메일이었는지 찾은 뒤 묻고 답을 기다립니다.
• 견적서를 보낸 뒤: 거래처 답장을 받고서야 조건이 달랐다는 걸 알고 견적을 다시 써서 보냅니다.
• 납품이나 작업을 준비할 때: 이미 정한 금액과 일정을 거래처와 다시 맞춥니다.

찾고 묻고 기다리고 다시 쓰는 일이 한꺼번에 겹칩니다. 따로 적어 두지 않으면 이 시간은 업무 기록에 남지 않습니다. 직접 적어 보기 전에는 잘 모릅니다.

요청이 오면 경로와 상관없이 표에 한 줄을 채웁니다. 필수 칸이 비어 있으면 견적서를 쓰기 전에 빈칸을 모아 한 번에 묻습니다. '견적을 정확히 드리려고 규격과 필요한 날짜를 함께 여쭙니다' 한 문장이면 충분합니다.

원본 메시지와 파일은 지우지 않고 받은 경로 칸에 어디서 왔는지만 적습니다. 담당자 이름, 개인 휴대폰 번호, 상세 주소 같은 개인정보는 표에 옮겨 적지 않고 원본에 둡니다. 칸이 많아 부담스럽다면 필수 칸부터 시작합니다.

일주일 치가 모이면 빠진 항목과 알아챈 때를 나란히 봅니다. 여러 번 빠진 항목이 선택 칸이었다면 필수로 올리고 항목표에 없던 칸이라면 새로 더합니다. 같은 거래처가 같은 항목을 빠뜨린다면 그 거래처에 미리 알려 줄 항목으로 정해 둡니다.

받는 항목이 정해지면 그다음은 무엇을 볼까요?

항목표로 받는 형식이 같아지면 다음은 견적서를 쓰는 단계입니다. 같은 값을 다시 입력하는지는 '견적서를 만들 때마다 예전 파일을 열어 고치고 있다면' 글에서 이어 봅니다.

견적 요청이 자주 오고 받는 형식이 매번 같아졌다면 그 일을 업무 자동화 후보로 올려 볼 만합니다. 고르는 방법은 '자동화, 뭐부터 하죠? 첫 업무를 고르는 7가지 질문과 점수표' 글에 있습니다.

견적 요청뿐 아니라 업무 자료 전반이 여러 곳에 흩어져 있다면 '업무 자동화, 아직 하지 마세요' 글의 신호도 함께 봅니다.