견적서를 만들 때마다 예전 파일을 열어 고치고 있다면

하나라도 해당한다면 꼼꼼함보다 구조에서 비롯된 일일 수 있습니다. 단가와 예외가 지난 파일이나 기억에만 있으면 실수가 나기 쉽고, 표 한 장에 모아 두면 줄일 수 있습니다.

왜 고쳐 쓸수록 틀리기 쉬울까요?

어느 파일을 열었느냐에 따라 단가가 달라진다면, 맞는 단가가 가장 최근에 보낸 파일에만 있는 경우일 수 있습니다. 기준이 파일마다 흩어져 있으면 복사할 때 예전 값도 함께 따라오기도 합니다.

바뀔 칸과 그대로 둘 칸이 한 화면에 섞여 있습니다. 그래서 무엇을 고쳤는지 눈으로 다시 훑어 봐야 하고, 날짜·거래처·수량 중 하나쯤은 놓치기 쉽습니다.

보내기 전에 따로 확인하는 순서는 있을까요? 만든 사람이 곧 보내는 사람이면, 틀린 곳을 거래처가 먼저 알려 오기도 합니다.

예전 파일 대신 무엇을 만들면 될까요?

1. 품목·단가는 기준표 한 장에 모읍니다

단가는 견적서 파일 안이 아니라, 따로 만든 표 한 장에 모아 둡니다. 엑셀에 시트 하나를 따로 만들어 품목, 규격, 단가, 단가를 바꾼 날짜를 한 줄씩 적으면 됩니다.

단가가 바뀌면 이제 이 기준표 한 곳만 고칩니다. 견적서 안의 숫자를 직접 고치지 않으니, 파일마다 단가가 달라지는 일이 줄어듭니다. 할인 같은 예외가 한 사람 기억에만 있어 그 사람이 쉬면 견적이 멈춘다면 '담당자가 쉬면 서류 업무가 멈추는 회사라면' 글도 함께 봅니다.

단가 칸에는 엑셀의 찾기 함수(VLOOKUP)를 넣고, 품목 이름을 고르면 기준표에서 그 품목의 단가를 찾아 채우게 합니다. 목록에서 고르는 칸은 엑셀의 데이터 유효성 검사 메뉴로 만들 수 있습니다.

거래처별 단가가 있으면 그 값을 먼저 쓰는 것으로 잡았습니다. 금액·합계처럼 계산되는 칸은 수식으로 두고 손으로 고치지 않습니다.

칸이 많아 부담되면 견적일·거래처·품목·수량부터 나누고, 나머지는 차차 붙여도 됩니다.

확인이 끝난 견적은 보낸 그대로 파일로 남기고, 견적 대장(보낸 견적을 한 줄씩 적어 두는 목록)에 번호·날짜·거래처를 적어 둡니다. 그러면 나중에 무엇이 나갔는지 바로 찾을 수 있습니다. 견적서는 거래처로 바로 나가는 서류라, 확인 없이 보내는 자동 발송은 권하지 않습니다.

견적마다 입력한 한 줄은 거래명세서나 발주서에도 같은 값으로 이어질 수 있습니다. 서류마다 같은 내용을 다시 적고 계신가요? 그렇다면 그 서류들도 기준표와 입력 칸으로 나눠 볼 만하고, 나눠 두면 서류 만드는 일을 프로그램에 맡기기도 쉬워질 수 있습니다.

견적서 업무, 첫 자동화 업무로 괜찮을까요?

기준표와 입력 칸, 보내기 전 확인을 먼저 갖추면 견적서 업무는 첫 자동화 업무로 따져 볼 만합니다.

견적서 업무에서 자동화가 막히기 쉬운 때는 맞는 단가가 파일마다 흩어져 있고, 같은 품목을 사람마다 다르게 적을 때입니다. 기준표 한 장과 목록에서 고르는 입력 칸이 바로 이 두 가지를 정리합니다.

다만 견적서는 거래처로 바로 나가는 서류라, 틀린 채 나가지 않게 보내기 전 확인 단계는 그대로 두는 편이 낫습니다. 다른 업무와 견줘 무엇부터 할지 고르고 싶다면 '자동화, 뭐부터 하죠? 첫 업무를 고르는 7가지 질문과 점수표' 글을 참고하면 됩니다.