월말 정산 점검표: 빠진 거래, 두 번 적힌 거래, 단가 차이 확인

이 글의 목차

한 시트로 모으는 날
월말에 드러나는 것
매달 늦어지는 이유
월말 점검표
다음 월말 기록표
전과 후의 흐름
정리해 둘 만한 일
이 점검표로 정할 수 없는 것
자주 묻는 질문

월말에 한 달 치 거래를 한 시트로 모으고 계신가요?

달이 바뀌기 전 마지막 주에 대표가 이번 달 거래처별 금액을 묻습니다. 영업 담당의 엑셀과 출고 기록 시트를 열고 메신저 주문과 받은 거래명세서 폴더까지 뒤져 거래처마다 한 시트에 붙여 넣습니다. 다 붙이고 보니 메신저로 받은 주문은 어디에도 없고 같은 납품은 두 파일에 있으며 달 중간에 바뀐 단가는 예전 값 그대로입니다.

누구에게 물어볼지 따지는 사이 정리가 다음 날로 넘어간 적이 있으신가요?

도표 1

월말에 한꺼번에 모으면 무엇이 드러날까요?

담당자별 엑셀과 기록을 한 시트로 합치면 빠진 거래와 두 번 적힌 거래, 단가 차이, 취소·반품, 늦게 넘어온 기록이 드러납니다. 표에서 우리 회사에 해당하는 줄을 짚어 봅니다.

드러나는 것	한 달 동안 생긴 일	월말에 찾느라 드는 일
빠진 거래	메신저나 전화로 받은 추가 주문이 어느 기록에도 올라가지 않았습니다	거래처가 알려 온 금액과 우리 합계가 달라 한 달 치를 처음부터 훑습니다
두 번 적힌 거래	같은 납품을 영업 담당과 출고 담당이 각자 자기 기록에 적었습니다	어느 줄을 남길지 두 사람에게 묻습니다
단가 차이	달 중간에 바뀐 단가나 거래처별 할인이 일부 줄에만 들어갔습니다	단가가 바뀐 날을 기억에 기대어 찾습니다
취소·반품	취소되거나 돌아온 거래를 한 기록에서만 뺐습니다	합계가 맞지 않는 이유를 마지막에야 찾습니다
늦게 넘어온 기록	담당자 파일이 월말에야 넘어오거나 서류가 다음 달에 도착합니다	기록이 올 때까지 정리가 멈춥니다

다섯 가지 모두 한 달 동안 조금씩 생긴 일입니다. 모으는 날이 한 번이라 그날 한꺼번에 찾고 늦은 기록을 기다리는 데서 시간이 샙니다.

정산이 매달 같은 자리에서 늦어지는 이유는 무엇일까요?

거래 기록이 담당자마다 따로 있습니다. 영업 담당은 받은 주문을, 출고 담당은 나간 물건을 각자 자기 파일에 적어 둡니다. 모두가 맞춰 볼 기록 하나(기준 기록)가 정해져 있지 않아 같은 거래가 두 곳에 적히거나 한 곳에만 남습니다.

모으는 날은 한 달에 한 번입니다. 그 사이 바뀐 단가와 취소된 주문은 처리한 사람만 알고 있다가 월말에 다른 기록과 맞춰 볼 때 처음 드러납니다. 이런 변경을 처리한 사람이 쉬는 날에도 다른 사람이 이어 받으려면 '담당자가 쉬면 서류 업무가 멈추는 회사라면' 글을 함께 보면 됩니다.

월말이 되면 주문한 날로 셀지 납품한 날로 셀지부터 다시 정합니다. 어디까지를 이번 달 거래로 볼지 회사 안에서 정한 기준이 적혀 있지 않고 누가 언제까지 자기 기록을 넘길지도 정해 두지 않았기 때문입니다.

도표 2

월말 정산 전에 누가 무엇을 확인할지 나눕니다

차이는 한 사람이 다 찾지 않고 그 기록을 남긴 사람이 자기 줄을 봅니다. 위에서 아래 순서로 짚어 갑니다.

점검 항목	무엇을 무엇과 맞춰 보나	확인자
마감 기준	회사 안에서 정한 기준 날짜(주문한 날 또는 납품한 날)와 각자 기록을 넘길 날이 적혀 있는가	정산을 맡은 사람(처음 한 번은 대표와 함께)
빠진 거래	담당자별 엑셀·출고 기록·메신저 주문·서류 폴더를 모두 넘겨받았고 전화 주문도 올라와 있는가	각 기록을 남긴 담당자
두 번 적힌 거래	다른 담당자의 기록에 같은 거래처·같은 날·같은 품목·같은 수량의 줄이 또 있는가(나눠 보낸 납품을 몇 건으로 적을지도 함께)	정산을 맡은 사람
단가 차이	이번 달에 바뀐 단가와 거래처별 할인이 바뀐 날 이후 줄에만 들어갔는가	단가를 정한 사람(영업 책임자 또는 대표)
취소·반품	취소되거나 돌아온 거래가 모든 기록에서 똑같이 빠졌는가	취소·반품을 처리한 담당자
확인 못 한 건(늦게 넘어온 기록)	기록이나 서류가 아직 오지 않아 확인하지 못한 거래를 따로 적어 다음 달에 먼저 다시 확인하게 했는가	정산을 맡은 사람

첫 줄의 마감 기준과 둘째 줄(빠진 거래)의 모을 곳 목록은 한 번 적어 두면 다음 달에도 그대로 씁니다. 확인자 칸에는 사람 이름 대신 영업 담당이나 출고 담당 같은 역할을 적습니다. 단가를 한곳에 모아 두는 기준표 예시는 견적서를 보내는 쪽에서 쓴 '견적서를 만들 때마다 예전 파일을 열어 고치고 있다면' 글에 있습니다.

도표 3

다음 월말 한 번은 날짜로 적어 두기

모은 곳마다 한 줄씩 넘겨받은 날과 찾아낸 차이를 적습니다. 기준이 되는 날은 회사마다 거래처 수와 기록이 있는 곳에 따라 다르니 우리 회사의 실제 날짜를 그대로 적습니다.

모은 곳(기록·담당)	넘겨받은 날	찾아낸 차이(빠짐·두 번·단가·취소)
예: 출고 담당 엑셀	정산을 시작한 뒤에 받음	영업 시트와 같은 납품이 두 번 적힘

표 아래에는 한 줄을 더 적습니다. 모으기 시작한 날 ___ / 정산을 넘긴 날 ___

정산을 시작한 뒤에 넘어온 기록이 있다면 늦어진 날 가운데 그만큼은 그 기록을 기다린 시간입니다. 다음 월말에도 같은 차이가 같은 기록에서 나오면 점검표에서 그 줄의 확인자를 먼저 정합니다.

한꺼번에 모을 때와 생길 때마다 남길 때, 무엇이 다를까요?

예시(가상, 실제 고객 아님)

영업 담당과 출고 담당이 각자 기록을 남기고 관리 담당 한 명이 월말에 거래처별 금액을 정리하는 회사를 가정했습니다. 두 경우 모두 사람이 엑셀에 적고 사람이 확인합니다.

단계	전: 월말에 한꺼번에 모으기	후: 생길 때 기준 기록에 한 줄씩 남기기
한 달 동안	담당자마다 자기 엑셀과 메신저에 거래를 적어 둡니다	정해 둔 기준 기록 하나에 거래가 생긴 주에 한 줄씩 남깁니다
월말 첫날	각자의 파일을 넘겨받아 거래처마다 한 시트에 붙여 넣습니다	점검표 순서대로 모을 곳의 기록을 다 넘겨받았는지 확인합니다
차이가 나왔을 때	한 달 치를 훑어 빠진 거래와 두 번 적힌 거래를 찾고 누구에게 물을지 따집니다	점검표의 확인자에게 그 줄만 확인을 맡깁니다
이번 달을 닫을 때	확인하지 못한 거래는 담당자 기억에만 남습니다	확인 못 한 건을 따로 적어 다음 달에 먼저 다시 확인합니다

이해를 돕기 위해 만든 가상의 장면이며 결과나 성과를 뜻하지 않습니다.

이 월말 취합은 따로 정리해 둘 만한 일일까요?

모을 곳과 확인 순서가 매달 같은 형식으로 반복된다면 이 취합은 적어 둘 만한 일입니다. 기록표를 채우면 늦게 넘어오는 기록이 눈에 들어오고 몇 달 이어 적으면 되풀이되는 차이도 보입니다. 순서를 적어 두면 담당자가 바뀌어도 같은 순서로 정리할 수 있습니다.

적어 둔 순서가 있으면 나중에 업무 자동화를 검토할 때 무엇을 맡길지 설명하기 수월합니다. 첫 업무를 고르는 질문은 '자동화, 뭐부터 하죠? 첫 업무를 고르는 7가지 질문과 점수표' 글에 정리돼 있습니다.

거래처마다 정산 방식이 달라 매번 판단이 들어간다면 점검표만 써도 충분합니다. 기록이 여러 사람의 메신저와 개인 파일에 흩어져 모을 곳 목록조차 만들기 어렵다면 '업무 자동화, 아직 하지 마세요' 글의 신호부터 봅니다.

이 점검표로 정할 수 없는 것

점검표는 거래처별로 한 달 거래를 모아 맞추는 일반적인 흐름을 dataart가 나눠 본 항목입니다. 업종과 거래 방식에 따라 항목이 더 필요할 수 있습니다.

세금계산서 같은 세무 서류와 회계 처리는 이 글에서 다루지 않습니다. 거래처와 금액이 다를 때 어떻게 맞출지는 그 거래처와 정한 거래 조건을 따릅니다.

자주 묻는 질문

월말에 한 번 모으지 말고 매일 정리해야 하나요?

매일까지 정리할 필요는 없습니다. 거래가 생긴 주에 기준 기록에 한 줄을 남겨 두기만 해도 월말에 한 달 치를 처음부터 모으는 일은 줄어듭니다. 얼마나 자주 정리할지는 거래 양에 맞춰 회사가 정합니다.

담당자마다 따로 쓰는 엑셀을 하나로 합쳐야 하나요?

파일을 없애는 일은 나중으로 미뤄도 됩니다. 먼저 기준 기록 하나를 정하고 각자 거래가 생기면 그 기록에도 한 줄을 남기게 합니다. 각자 쓰던 파일이 남아 있어도 월말에 맞춰 볼 기준은 생깁니다.

거래처가 알려 온 금액과 우리 합계가 다르면 어떤 순서로 찾나요?

점검표의 줄 순서를 그대로 따라갑니다. 빠진 거래와 두 번 적힌 거래를 먼저 확인하고 단가가 바뀐 날과 취소·반품으로 넘어갑니다. 차이가 난 거래를 찾으면 그 줄을 남긴 담당자에게만 묻습니다.

엑셀 중복 제거 기능을 쓰면 두 번 적힌 거래가 정리되나요?

고른 열의 값이 모두 같은 줄만 중복으로 보기 때문에 두 번 적힌 거래를 다 잡지는 못합니다. 품목 이름이나 날짜를 다르게 적은 같은 거래는 그대로 남습니다. 반대로 고른 열이 모두 같은 서로 다른 거래는 첫 줄만 남고 나머지가 지워질 수도 있어 지우기 전에 점검표 기준으로 사람이 한 번 더 봅니다.

정산이 늦어지는 건 담당자가 느려서인가요?

그렇게 판단하기 전에 기록표의 넘겨받은 날 칸을 채워 봅니다. 기록이 정산을 시작한 뒤에야 넘어왔다면 늦어진 날 가운데 그만큼은 기록을 기다린 시간입니다.

월말마다 한 달 치 거래 내역을 모아 정산하느라 늦어진다면