거래처에서 받은 거래명세서를 엑셀에 옮겨 적다 숫자가 틀린 적이 있다면

받은 서류를 옮겨 적은 뒤 합계가 원본과 안 맞은 적이 있으신가요?

거래처가 납품하며 보낸 거래명세서 PDF를 열어 품목과 수량과 단가를 우리 엑셀에 한 줄씩 옮겨 적습니다. 다 적고 보니 엑셀 합계가 원본 합계와 맞지 않습니다. PDF를 처음부터 다시 열어 손가락으로 줄을 짚어 내려가다 다음 장에서 빠진 줄 하나를 찾아냅니다.

틀린 한 줄을 찾느라 원본을 다시 들여다본 날이 있으셨나요?

다섯 곳 모두 원본에는 틀린 곳이 없습니다. 어긋남은 옮기는 중에 생기므로 어느 줄이 틀렸는지 알려면 원본을 다시 한 줄씩 봐야 합니다.

꼼꼼히 옮겨도 원본을 다시 열게 되는 이유는 무엇일까요?

받은 서류를 옮겨 적고도 원본을 다시 열게 되는 첫 번째 이유는 무엇을 옮길지 정한 목록이 없다는 데 있습니다. 거래처마다 거래명세서 모양이 달라 수량 칸과 단가 칸의 위치도 서류마다 바뀝니다. 그래서 서류를 열 때마다 눈으로 칸을 새로 찾습니다.

평소와 다른 규칙은 담당자 머릿속에만 있습니다. '이 거래처는 박스 단위로 적는다' 같은 예외가 어디에도 적혀 있지 않으면 바쁜 날이나 담당자가 바뀐 날 그 규칙이 빠집니다. 담당자가 쉬는 날에도 이런 기준이 이어지게 하는 방법은 '담당자가 쉬면 서류 업무가 멈추는 회사라면' 글에 있습니다.

합계가 틀려도 엑셀의 한 줄이 어느 서류에서 왔는지 적힌 칸이 없습니다. 그러니 받은 파일을 전부 다시 뒤집니다. 옮길 기준과 서류가 여기저기 흩어져 있는 한 꼼꼼함만으로는 막기 어렵습니다.

이 표에서 가장 먼저 만들 칸은 원본 위치입니다. 합계가 틀렸을 때 이 칸을 보고 해당 서류 하나만 열면 됩니다.

개인정보는 엑셀에 옮겨 적지 않습니다. 대표자 이름이나 개인 연락처는 원본 파일에만 두고 사업자등록번호도 필요할 때 원본에서 확인합니다.

맞지 않는 항목이 나오면 원본 위치 칸에서 그 서류를 찾아 그 파일만 다시 엽니다. 단위, 품목 이름과 날짜는 합계가 맞아도 틀릴 수 있어 따로 확인합니다. 품목 이름을 한곳에 모아 두는 기준표 예시는 견적서를 보내는 쪽에서 쓴 '견적서를 만들 때마다 예전 파일을 열어 고치고 있다면' 글에 나옵니다.

'어디서 어긋났나' 칸에 같은 말이 되풀이되면 그 자리가 항목표와 점검표에서 먼저 손볼 곳입니다. 시간은 어림잡아 적습니다.

이 입력 일, 따로 정리해 둘 만한가요?

기록표를 모아 보면 같은 거래처의 같은 모양 서류가 되풀이되는지 드러납니다. 옮길 항목까지 매번 같은 입력이라면 순서와 기준을 적어 정리해 둘 만합니다. 그러면 사람이 바뀌어도 같은 방식으로 옮길 수 있습니다.

이렇게 정리한 일은 나중에 프로그램에 맡길지 따져 볼 후보가 됩니다. 무엇부터 맡길지는 '자동화, 뭐부터 하죠? 첫 업무를 고르는 7가지 질문과 점수표' 글의 질문으로 견줘 봅니다.

서류마다 모양이 다르고 사람의 판단이 들어간다면 항목표와 점검표를 쓰는 데서 멈춰도 충분합니다. 서류가 메일과 메신저와 종이로 흩어져 한곳에 모이지 않는다면 '업무 자동화, 아직 하지 마세요' 글의 신호부터 확인합니다.