업체마다 다른 업무 자동화 견적, 요청 전 정리 5가지

이 글의 목차

견적 받다 막히는 순간
견적이 갈리는 이유
1쪽 준비서에 적을 것
5가지 칸 채우는 법
준비서 주기 전과 후
준비서 쓰다 막힐 때
이 준비서로 안 되는 것
자주 묻는 질문

업무 자동화 견적, 업체마다 달라서 막혀 있나요?

같은 일로 업체 몇 곳에 견적을 물었는데 견적서마다 들어 있는 항목부터 다릅니다. 이유를 물으면 '회사마다 달라요'라는 답이 돌아오고 결정은 자꾸 뒤로 밀립니다.

그사이 업체는 견본 파일과 평소와 다르게 처리하는 경우를 보내 달라고 합니다. 바로 보낼 자료가 없어 담당자에게 다시 묻고 예전 파일을 찾다 보면 업체마다 전한 설명도 조금씩 달랐다는 것이 보입니다.

이럴 때 견적이 갈린 출발점은 업체가 아니라 우리 쪽 설명일 수 있습니다. 업무 기준이 한곳에 적혀 있지 않으면 업체마다 전해 듣는 내용이 달라지기 쉽습니다.

같은 업무인데 견적은 왜 갈릴까요?

단가나 예외처럼 담당자에게 물어야 나오는 기준은 업체에 전해질 때 빠지기 쉬운 부분입니다. 비어 있는 부분은 업체가 각자 짐작으로 채우기도 합니다. 그 기준을 들은 업체와 못 들은 업체의 견적은 같은 업무를 두고도 달라질 수 있습니다.

그래서 견적을 받기 전에 이 기준부터 한 장으로 맞춰 모든 업체에 똑같이 건넵니다. 사내 서류 일도 한 사람에게 기대고 있다면 회사 안에서 쓸 1쪽은 '담당자가 쉬면 서류 업무가 멈추는 회사라면' 글에 있습니다.

도표 1

견적 요청 전 1쪽 준비서에는 무엇을 적을까요?

준비서는 모든 업체에 똑같이 건네는 한 장입니다.

항목	적을 내용	비워 두면 생기는 일
1. 업무와 빈도	어떤 업무인지 한 문장, 시작과 끝, 지금 흐름을 번호로 3~5줄, 얼마나 자주·대략 몇 건인지	업체마다 어디서부터 어디까지 만들지를 다르게 잡습니다
2. 들어오는 자료와 도구	자료가 들어오는 곳(종이·카톡·메일·엑셀 등)과 형식, 오가는 도구, 거래처 이름을 지운 실제 양식	어떤 형식을 읽을지 업체마다 짐작이 달라집니다
3. 단가표 같은 기준 자료	품목·단가·거래처 같은 기준이 있는 곳과 형식, 누가 고치는지, 없으면 '없음'	기준을 새로 정리하는 일을 견적에 넣는 업체와 빼는 업체로 갈릴 수 있습니다
4. 예외	자주 나오는 예외는 '이럴 땐 이렇게' 한 줄씩, 드문 예외는 '사람이 처리'	예외를 들은 업체는 그만큼을 견적에 넣을 수 있습니다
5. 결과물과 확인	무엇이 나와야 하나(서류·표·화면), 확인·승인하는 사람과 단계	어디까지 만들지를 업체가 정하게 됩니다

횟수와 건수는 대략이어도 괜찮습니다. 모르는 칸은 비워 두지 말고 '모름'이라고 적으면 되고 실제 파일 대신 거래처 이름과 연락처를 지운 양식을 붙이면 충분합니다.

5가지 칸, 이렇게 채우면 됩니다

칸마다 견적이 달라지는 장면과 적을 내용입니다.

1. 어떤 업무를, 얼마나 자주 하는지

통화에서 '주문 정리 자동화'라고만 설명하셨나요? 그러면 어느 업체는 주문을 받는 단계부터, 어느 업체는 엑셀 정리만 범위로 그릴 수 있습니다. 업무는 한 문장으로 적고 어디서 시작해 어디서 끝나는지 정한 뒤 지금 하는 순서를 번호로 3~5줄 풀어 씁니다.

2. 자료가 어디서, 어떤 모양으로 들어오는지

주문이 카톡·메일·전화로 섞여 들어오시나요? 엑셀 파일만 가정한 견적과 카톡 정리까지 가정한 견적은 범위가 다를 수 있습니다. 자료가 들어오는 곳과 형식, 오가는 도구(엑셀, 카톡, 메일 등)를 한 줄씩 적고 거래처 이름을 지운 실제 양식도 붙입니다.

3. 단가표 같은 기준 자료가 어디에 있는지

맞는 단가를 지난 견적서를 열어 봐야 알 수 있다면 기준표를 새로 만드는 일을 견적에 넣는 업체도 빼는 업체도 있을 것입니다. 품목·단가·거래처 같은 기준이 어디에 어떤 형식으로 있는지, 누가 고치는지 적고 정리된 기준 자료가 없으면 '없음'이라고 씁니다.

4. 예외는 무엇이 있는지

운반비를 따로 받는 거래처가 있으신가요? 이런 담당자만 아는 예외는 견적에 넣는지가 업체마다 갈릴 수 있습니다. 자주 나오는 예외는 '이럴 땐 이렇게' 한 줄씩 적고 드문 예외는 '사람이 처리'라고 표시해 둡니다.

5. 무엇이 나와야 하고, 누가 확인하는지

결과가 엑셀 정리표인지 거래처로 나가는 서류인지 정하지 않으면 어디까지 만들지를 업체가 정하게 되고 그만큼 범위가 달라지기 쉽습니다. 무엇이 나와야 하는지는 한 줄이면 되고 보내기 전에 누가 확인하고 승인하는지도 함께 적습니다.

같은 준비서를 주면 흐름이 어떻게 달라질까요?

예시(가상, 실제 고객 아님)

거래처 주문을 매일 엑셀로 정리하는 작은 회사 담당자가 이 일을 자동화하려고 업체 두 곳에 견적을 요청하는 장면입니다.

단계	전: 업체마다 따로 설명	후: 같은 준비서
처음 요청	한 곳은 통화로, 다른 곳은 메일로 설명합니다	두 곳에 같은 1쪽 준비서와 거래처 이름을 지운 실제 양식을 보냅니다
업체의 질문	업체마다 다른 질문을 하고, 답도 그때그때 다르게 합니다	질문에 답한 내용을 준비서에 더해 두 곳에 똑같이 다시 보냅니다
견적이 온 뒤	한 곳은 카톡 주문까지, 다른 곳은 엑셀 정리만 넣어 범위가 다릅니다	업체에 준비서 5칸 기준으로 범위를 적어 달라고 요청합니다
비교	무엇 때문에 다른지 몰라 다시 물어봐야 합니다	같은 칸끼리 나란히 놓고 다른 부분만 묻습니다

이해를 돕기 위해 만든 가상의 장면이며 결과나 성과를 뜻하지 않습니다.

준비서를 쓰다 막히면 어떻게 할까요?

3번 칸에 적을 단가가 예전 파일 여기저기에 흩어져 있으신가요? 그렇다면 기준표부터 만들어 두는 편이 좋습니다. 방법은 '견적서를 만들 때마다 예전 파일을 열어 고치고 있다면' 글에 정리해 두었습니다.

1번 칸에 적을 업무를 아직 못 고르셨나요? '자동화, 뭐부터 하죠? 첫 업무를 고르는 7가지 질문과 점수표' 글에서 후보 업무를 비교할 수 있습니다.

칸 대부분에 '모름'만 적힌다면 견적보다 우리 업무 기준 정리가 먼저일 수 있습니다. 자동화를 지금 시작해도 되는지 망설여질 때는 '업무 자동화, 아직 하지 마세요' 글의 신호를 확인합니다.

견적서를 받은 뒤에는 준비서의 5칸과 견적서의 범위를 나란히 놓고 빠진 칸이 없는지부터 봅니다.

이 준비서로 안 되는 것

준비서는 견적의 기준을 맞출 뿐 금액을 같게 만들지는 않습니다. 같은 준비서를 받아도 업체마다 만드는 방식이나 범위 제안이 다를 수 있습니다.

다섯 칸은 자동화를 맡길 때 필요한 정보를 dataart가 나눠 본 것이라, 업종에 따라 칸이 더 필요할 수 있습니다. 업무가 매번 바뀌는 일이라면 준비서보다 같은 업무가 반복되는지 보는 쪽이 먼저입니다.

자주 묻는 질문

준비서와 양식 파일을 여러 업체에 보내도 우리 자료가 새지 않을까요?

실제 파일 대신 거래처 이름·연락처·개인정보를 지운 실제 양식만 붙입니다. 먼저 그 양식으로 견적을 낼 수 있는지 업체에 물어보고 원본이 꼭 필요하다는 업체에는 자료를 어떻게 다루는지부터 확인합니다.

모르는 칸은 비워서 보내도 되나요?

비우지 말고 '모름' 또는 '확인 중'이라고 적습니다. 그러면 업체가 각자 짐작하는 대신 어떤 가정으로 견적을 냈는지 견적서에 적어 달라고 요청할 수 있습니다.

업체가 준비서와 다른 방식을 제안하면 어떻게 하나요?

준비서는 지금 일하는 방식을 적은 기록이지 정답이 아닙니다. 다른 방식을 제안받으면 그 이유와 준비서의 어느 칸이 달라지는지를 적어 달라고 하면 다른 업체 견적과도 나란히 볼 수 있습니다.

준비서는 누가 쓰는 게 좋을까요?

흐름·자료·예외 칸은 그 일을 실제로 하는 담당자가, 결과물과 확인 칸은 결정하는 사람이 채우는 편이 정확합니다. 한 사람이 다 쓰면 예외나 확인 단계가 빠지기 쉽습니다.

견적을 받는 중에 업체가 자료를 더 달라고 하면요?

답한 내용을 준비서에 더하고 이미 견적을 요청한 다른 업체에도 같은 내용을 보냅니다. 한 업체에만 추가 정보를 주면 기준이 다시 어긋납니다.

업무 자동화 견적이 업체마다 다르다면: 견적 요청 전에 정리할 5가지