대표가 자리를 비우면 직원이 정해도 되는지 몰라 기다린다면

대표가 외근 중인 오후, 직원이 답을 기다리고 있지 않나요?

대표가 미팅으로 자리를 비운 오후, 한 거래처는 납품을 조금 당겨 줄 수 있는지 묻고 다른 거래처는 지난번 단가로 다시 해 달라고 합니다. 영업 담당은 견적서를 이미 다 만들어 두었고 지난번 조건도 알지만 이 조건으로 보내도 되는지는 모릅니다. 대표에게 메신저를 보내고 거래처에는 확인하고 연락드리겠다고만 답한 채 미팅이 끝나기를 기다립니다.

연락드리겠다는 말만 거래처에 남겨 둔 오후가 떠오르시나요?

네 줄 모두 직원은 필요한 내용을 이미 알고 있습니다. 기다리는 것은 이 조건이면 정해도 된다는 대표의 말입니다.

필요한 양식과 조건 자체를 직원이 모르는 날도 있습니다. 그런 날은 '담당자가 쉬면 서류 업무가 멈추는 회사라면' 글의 장면에 더 가깝습니다.

정해도 되는 범위는 왜 대표 머릿속에만 있을까요?

회사가 작을 때는 거래처 요청을 대표가 직접 받아 정해 왔습니다. 판단은 그때그때 대표의 경험에서 나왔고 따로 적어 둔 곳은 없었습니다. 적어 둘 이유도 크지 않던 때입니다.

직원은 대표가 지난번에 어떻게 정했는지 보았습니다. 하지만 그 답이 늘 그런 것인지 그때만 그런 것인지는 알 길이 없습니다. 범위가 적혀 있지 않으면 대표에게 묻고 기다리는 것이 직원에게 가장 안전한 선택이 됩니다.

대표가 사무실에 있는 날에는 답이 바로 나와 기다림이 짧습니다. 외근과 회의가 이어지는 날은 다릅니다. 답이 늦어지는 동안 같은 종류의 요청이 여러 직원 앞에서 함께 멈춥니다.

범위를 벗어나는 요청은 지금처럼 대표에게 묻습니다. 목록은 범위 안의 일만 먼저 풀어 둡니다.

알릴 사람 칸에는 정한 뒤 무엇을 정했는지 들을 사람을 적습니다. 허락을 받는 단계를 따로 두지 않고 메신저 한 줄로 알리는 정도로 둡니다.

첫 줄은 아래 기다림 기록에서 대표가 정해도 됐다고 표시한 요청부터 옮깁니다. 줄은 천천히 늘립니다.

셋째 칸에 '정해도 됐음'이 붙은 요청이 같은 종류로 되풀이되면 그 요청이 목록 첫 줄 후보입니다. '대표가 봐야 했음'이 붙은 줄은 목록에 넣지 않습니다. 그 일은 지금처럼 대표가 정합니다.

같은 요청에 같은 답이 되풀이된 줄은 정리할 일로 남습니다

기다림 기록과 목록을 나란히 놓아 봅니다. 매번 같은 조건에서 같은 답이 나온 요청이 눈에 띕니다. 이런 요청은 대표가 미팅에서 돌아와 매번 해도 된다고 답한 반복 업무에 가깝습니다.

언젠가 업무 자동화를 따져 본다면 이 줄들이 출발점입니다. 여러 줄 가운데 무엇부터 볼지는 '자동화, 뭐부터 하죠? 첫 업무를 고르는 7가지 질문과 점수표' 글을 옆에 두고 좁혀 갑니다.

요청마다 조건이 달라 범위를 한 줄로 적기 어렵다면 목록을 두는 데서 멈춥니다. 요청이 들어오는 자리부터 메신저와 전화로 흩어져 있다면 '업무 자동화, 아직 하지 마세요' 글의 신호를 먼저 봅니다.