자동화 설계 노트직접 만들기
비싼 프로그램 견적 앞에서 'AI로 직접 만들까' 고민된다면
프로그램 견적이 부담돼 AI로 직접 만들까 고민된다면, 만들 수 있는지보다 쓸 직원이 직접 써 보고 괜찮다고 할 수 있는지를 먼저 확인합니다. 그리고 고장 났을 때 바로 고칠 사람을 정합니다.
핵심 요약
- 괜찮은지는 그 일을 하는 직원에게 묻습니다.
- 5분 안에 막히면 빠진 정보나 기능이 있다는 신호로 봅니다.
- 먼저 견적서의 기능 목록에서 지난 한 달 동안 직원이 실제로 한 일에 해당하는 것만 표시합니다.
이 글의 목차
견적서를 보며 'AI로 직접 만들까' 생각하셨나요?
월말마다 거래처 주문과 재고를 엑셀 두 곳에 옮겨 적다 보니 이 정도는 프로그램으로 바꿔야겠다는 생각이 듭니다. 업체에 문의하자 견적서가 왔는데 금액이 만만치 않습니다. 쓰지 않을 기능까지 들어 있는 것 같아 목록을 다시 훑어봅니다.
마침 직원 한 명이 'AI로 만들면 훨씬 싸다는데 해 볼까요'라고 합니다. 며칠 뒤 보여 준 화면은 그럴듯하지만, 재고가 모자라 두 번에 나눠 내보내는 주문은 어떻게 되는지 물으면 대답이 막힙니다. 월말에 숫자가 틀리면 누가 고치는지도 정해져 있지 않습니다.
만들 수 있다는 말만으로는 매일 믿고 쓸 수 있는지 알 수 없습니다. 직접 만들지 맡길지 정하기 전에 확인할 것은 다섯 가지입니다.
만들 수 있다는 말만 믿어도 될까요?
같은 고민을 해외의 한 AI 개발자 행사 운영팀이 직접 시험했고, Latent Space가 2026년 10월 보고서로 결과를 공개했습니다. 행사 4개에 연 약 5,800만 원이라는 운영 프로그램 견적을 받은 팀입니다. 이 팀은 돈을 내는 대신 'AI로 똑같이 만들어 보라'는 대회를 열었습니다.
심사를 맡은 쪽은 행사 운영팀입니다. 72개가 제출됐고, 운영팀이 심사한 69개 중 도입을 진지하게 검토할 만한 것은 5개였습니다. 겉보기에는 쓸 만한 화면이 많았지만 직접 써 보면 막히는 곳이 있었습니다.
심사 메모에서 자주 나온 지적은 세 가지였습니다. 사람마다 필요한 화면이 다르다는 점, 일정을 옮겨도 반영됐는지 알기 어렵다는 점, 예외 손님의 처리 방법입니다. 주최 측 설명으로는 이 지적들이 업체 문서에도, 주최 측 문서에도 제대로 적혀 있지 않았습니다.
쓰는 사람의 하루를 따라가 보기 전에는 보이지 않는 문제입니다.
도표 1
직접 만들기 전에 다섯 칸만 채워 봅니다
다섯 칸을 한 줄씩 채우면 직접 만들지, 업체에 맡길지 정할 재료가 생깁니다.
다섯 칸은 공개된 보고서의 지적과 일반적인 도입 순서에서 dataart가 추린 것입니다.
| 칸 | 적을 것 | 비어 있으면 |
|---|---|---|
| 쓰는 기능 | 견적서 기능 중 지난달 실제로 한 일에 해당하는 것만 적습니다(엑셀로 한 일 포함) | 필요 없는 기능까지 만들거나, 꼭 필요한 기능을 빠뜨립니다 |
| 사람별 하루 | 화면 목록 말고, 사람마다 처음부터 끝까지 하는 일을 적습니다 | 기능은 있는데 이어서 쓸 수 없게 됩니다 |
| 써 볼 직원 | 그 일을 실제로 하는 직원을 정합니다. 만든 사람은 제외합니다 | 만든 쪽이 자기 결과를 스스로 괜찮다고 합니다 |
| 5분 시험 | 처음 쓰는 직원이 5분 안에 끝내야 할 핵심 일 하나와 끝나는 지점을 정합니다(예: 주문 입력부터 명세서 출력까지) | 중간에 막히는 곳을 놓치고 넘어갑니다 |
| 고칠 사람 | 고장 났을 때 바로 고칠 사람과 연락 방법을 정합니다 | 고장 나면 기다리는 것 말고 할 수 있는 일이 없습니다 |
견적서 한 장을 확인표에 옮겨 보면
예시(가상, 실제 고객 아님)
거래처 주문을 받아 출고하고 월말에 정산하는 작은 유통 회사를 가정합니다. 견적서에는 주문 입력, 거래명세서 출력, 재고 조회, 거래처별 단가표, 월말 정산이 들어 있습니다.
직원들에게 지난달 실제로 한 일을 물으니 주문 입력과 명세서 출력, 월말 정산만 나옵니다. 재고 조회와 단가표 관리는 지금도 하지 않는 일입니다.
사람별로 하루를 적어 보니 한 거래처가 고객이면서 납품처이기도 해서 단가표가 두 벌입니다. 둘째 칸을 채우다 보면 이 거래처 처리가 먼저 눈에 들어옵니다. 써 볼 직원은 출고 담당이고, 5분 시험은 주문 한 건 입력부터 명세서 출력까지이며, 고칠 사람은 아직 비어 있습니다.
이해를 돕기 위해 만든 가상의 장면이며 결과나 성과를 뜻하지 않습니다.
견적서 기능 중 실제로 쓰는 건 몇 개인가요?
견적서의 기능 목록을 열어 놓고, 지난 한 달 동안 직원이 실제로 한 일에 해당하는 것에만 표시합니다. 엑셀로 하던 일이든 지금 프로그램으로 하던 일이든 같습니다. 표시가 몇 개나 남는지 보면 어느 기능이 우리 업무와 상관없는지 짐작할 수 있습니다.
직접 만들려는 이유가 견적 금액인지 기능을 바꾸는 속도인지도 나눠 봅니다. 금액이 이유라면 표시한 기능만으로 견적을 다시 받아 보는 것이 먼저입니다. 기능을 자주 바꿔야 해서라면 직접 만들기를 검토할 만하지만, 이때도 '고칠 사람' 칸을 회사 안에서 채울 수 없다면 아직 이릅니다.
사람별로 하루를 먼저 적습니다
주문 하나가 들어와 출고되고 정산되기까지 사람마다 하는 일을 한 줄씩 적습니다. 위 예시라면 이런 모습입니다.
아래 마지막 줄 같은 예외에서 막히기 쉽습니다.
- 영업 담당: 주문을 받고 단가를 확인해 입력합니다
- 출고 담당: 재고를 보고 명세서를 뽑아 내보냅니다
- 경리: 월말에 거래처별로 합쳐 정산합니다
- 예외: 한 거래처가 고객이면서 납품처이기도 하거나, 재고가 모자라 나눠 출고하는 주문
괜찮은지는 쓰는 직원이 말합니다
괜찮은지는 그 일을 하는 직원에게 묻습니다. 만든 사람은 시험에서 제외합니다.
5분 시험은 처음 쓰는 직원이 핵심 일 하나를 처음부터 끝까지 해 보는 것입니다. 위 예시라면 주문 한 건을 입력하고 명세서를 뽑기까지입니다. 5분 안에 막히면 빠진 정보나 기능이 있다는 신호로 봅니다.
업체에 맡기는 경우에도 납품 전에 같은 시험을 요청할 수 있습니다.
월말에 고장 나면 누구에게 연락하나요?
월말 정산 직전에 오류가 난다고 생각해 봅니다. 연락할 곳이 업체인지 직원인지, 연휴에도 닿는지 정해져 있어야 합니다. 정해 두지 않으면 고장이 나는 날 처음 알게 됩니다.
앞에서 본 행사의 주최 측도 작동하는 것처럼 보이는 프로그램을 만드는 일은 쉬운 부분이라고 했습니다. 오류 연락을 받고 새벽 2시에도 고칠 사람이 필요하다는 설명입니다.
한계와 하지 않는 편이 나은 경우
해외 사례는 개발자 대상 행사를 운영하는 한 팀의 것이고, 우리 업무에 그대로 맞는지는 업무마다 다릅니다. 숫자는 주최 측이 공개한 자료와 이를 번역한 뉴스레터를 기준으로 했습니다.
한 번 쓰고 마는 간단한 표나 엑셀 양식이면 다섯 칸을 채우기보다 바로 만들어 보는 편이 빠릅니다.
고객 개인정보나 결제처럼 사고가 크게 번지는 업무가 있습니다. 이런 업무는 직접 만들기보다 점검 경험이 있는 곳과 함께 정하는 편이 안전합니다.
견적서부터 무엇을 정리할까요?
먼저 견적서의 기능 목록에서 지난 한 달 동안 직원이 실제로 한 일에 해당하는 것만 표시합니다. 그다음 가장 자주 하는 일 하나를 골라 사람별로 처음부터 끝까지 적어 봅니다. 이 두 가지만 해도 업체와 이야기하든 직접 만들든 요청이 분명해집니다.
견적을 받기 전이라면 '업무 자동화 견적이 업체마다 다르다면: 견적 요청 전에 정리할 5가지' 글을 먼저 봅니다. 어떤 업무부터 맡길지 아직 정하지 않았다면 '자동화, 뭐부터 하죠? 첫 업무를 고르는 7가지 질문과 점수표' 글이 앞 단계입니다.
자주 묻는 질문
직접 만드는 것과 사서 쓰는 것 중 어느 쪽이 싼가요?
한마디로 말할 수 없습니다. 만드는 값뿐 아니라 고장 났을 때 고치는 사람의 시간까지 더해 비교해야 합니다. 먼저 확인표의 '쓰는 기능'과 '고칠 사람' 두 칸을 채워 견적서와 나란히 놓아 봅니다.
직원 중에 개발을 아는 사람이 없어도 시도할 수 있나요?
만드는 일은 AI가 도와도, 써 보고 괜찮은지 말하는 일과 고치는 일은 사람이 맡습니다. 외부 전문가와 함께 하더라도 확인표의 '써 볼 직원'과 '고칠 사람' 두 칸은 먼저 정해 둡니다.
업체가 만든 프로그램에도 같은 확인을 하면 되나요?
네, 같은 순서로 확인합니다. 만든 주체가 AI든 업체든 쓰는 직원이 써 보고 괜찮다고 하는 단계는 같습니다. 납품 전에 5분 시험을 요청해 볼 수 있습니다.
AI로 만든 프로그램이 쓸 만한지 어떻게 확인하나요?
그 일을 하는 직원이 이 프로그램을 처음 써서 핵심 업무 하나를 처음부터 끝까지 해 봅니다. 만든 사람은 옆에서 돕지 않습니다. 5분 안에 막히면 빠진 정보나 기능이 있다는 신호로 봅니다.
견적서의 기능 중 우리가 쓰는 것은 어떻게 가려내나요?
지난 한 달 동안 직원이 실제로 한 일과 뽑은 서류를 견적서의 기능 목록과 맞춰 봅니다. 직원마다 한 줄씩 물으면 짧게 끝납니다. 목록에 없는데 엑셀로 따로 하던 일도 함께 적어 둡니다.